Polityka prywatności

§1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest MATEUSZ DURLIK, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą PKM Żoli Media MATEUSZ DURLIK, ul. Przasnyska 6b/2.04, 01-756 Warszawa, NIP: 6562129216, REGON: 146634786. Działalność gospodarcza jest wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy:

• drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@mateuszdurlik.pl,
• pisemnie na adres Administratora: ul. Przasnyska 6b/2.04, 01-756 Warszawa,
• telefonicznie pod numerem 535 249 771.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest do tego zobowiązany przepisami prawa.

Niniejsza Polityka zawiera zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora w Serwisie oraz w związku ze świadczeniem Usług, w tym podstawy, cele i zakres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych — RODO). Oficjalny tekst RODO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.

Uprawnienia Użytkownika nie są bezwzględne i nie przysługują w odniesieniu do wszystkich czynności przetwarzania danych osobowych.

§2. Definicje

• Administrator — MATEUSZ DURLIK, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą PKM Żoli Media MATEUSZ DURLIK, ul. Przasnyska 6b/2.04, 01-756 Warszawa, NIP: 6562129216, REGON: 146634786.
• Asystent AI — oprogramowanie (asystent lub agent) oparte na modelu sztucznej inteligencji, projektowane, budowane i konfigurowane przez Administratora na zlecenie Klienta.
• Dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym adres IP urządzenia, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innej podobnej technologii.
• Klient — przedsiębiorca (lub inny podmiot), który zawarł lub zamierza zawrzeć z Administratorem umowę o wykonanie Usług.
• Konsultacja — bezpłatna, około 30-minutowa rozmowa wstępna z Administratorem, umawiana za pośrednictwem strony rezerwacji Google Calendar lub formularza kontaktowego.
• Polityka — niniejsza Polityka prywatności.
• Pliki cookies — niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika; zasady ich stosowania w Serwisie określa §11 Polityki oraz Polityka cookies dostępna pod adresem asystenciai.com/cookies.
• Profilowanie — zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych do oceny niektórych czynników osobowych, w szczególności do analizy lub prognozy zachowań osoby fizycznej.
• RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
• Serwis — serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem asystenciai.com.
• Usługi — usługi Administratora polegające na konsultacjach, projektowaniu, budowie, konfiguracji, wdrożeniu, utrzymaniu i serwisie Asystentów AI.
• Użytkownik — każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis, kontaktująca się z Administratorem lub korzystająca z jednej albo kilku funkcjonalności opisanych w Polityce, w tym osoba działająca w imieniu Klienta.

§3. Zasady przetwarzania i bezpieczeństwo

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, a w szczególności jest odpowiedzialny i zapewnia, że zbierane przez niego dane są:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;
• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
• adekwatne, merytorycznie poprawne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w jakich są przetwarzane;
• przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania;
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są w sposób bezpieczny. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i jedynie w zakresie niezbędnym ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Administrator stosuje zabezpieczenia techniczne, w szczególności szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), uwierzytelnianie wieloskładnikowe do kont usług wykorzystywanych w działalności, ograniczenie dostępu do systemów oraz procedury ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do danych.

Administrator wymaga, aby podmioty przetwarzające dane osobowe na jego zlecenie dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Za pośrednictwem Serwisu Administrator zbiera dane osobowe wyłącznie za pomocą formularza kontaktowego (briefu), w zakresie: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), branża, treść wiadomości oraz potwierdzenie zapoznania się z Polityką. Dane z formularza są przesyłane do Administratora wiadomością e-mail. Dodatkowo dane mogą być przekazywane przy rezerwacji Konsultacji za pośrednictwem strony rezerwacji Google Calendar, w korespondencji e-mail, telefonicznie oraz w związku z zawarciem i wykonaniem umowy.

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (umowa lub działania przed jej zawarciem) dane osobowe są przetwarzane w celach:

• podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy — w szczególności przeprowadzenia Konsultacji, przygotowania indywidualnej oferty oraz udzielenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe przesłane przez formularz;
• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie Usług, w tym kontaktu w sprawie realizacji, odbioru i serwisu Asystenta AI;
• realizacji uprawnień wynikających z umowy, w szczególności w zakresie reklamacji oraz odstąpienia od umowy.

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze) dane osobowe są przetwarzane w celach:

• wystawiania i przechowywania faktur oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego, w tym wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozpatrywania żądań osób, których dane dotyczą;
• współpracy z uprawnionymi organami publicznymi w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora) dane osobowe są przetwarzane w celach:

• udzielania odpowiedzi na zapytania i prowadzenia korespondencji, w tym z osobami działającymi w imieniu Klientów lub potencjalnych Klientów (osobami kontaktowymi);
• zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz zapobiegania nadużyciom;
• prowadzenia statystyk odwiedzin Serwisu za pomocą narzędzia analitycznego niewykorzystującego plików cookies i nieidentyfikującego Użytkowników;
• prowadzenia profili Administratora w mediach społecznościowych i wchodzenia w interakcje z Użytkownikami tych serwisów;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, umówienia Konsultacji lub zawarcia umowy. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym w przypadku zawarcia umowy.

Administrator nie prowadzi w Serwisie działań marketingowych opartych na plikach cookies, nie wysyła newslettera i nie wykorzystuje danych z formularza do celów innych niż wskazane w niniejszym paragrafie. Ewentualny kontakt marketingowy drogą elektroniczną będzie podejmowany wyłącznie na podstawie odrębnej zgody.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w innych celach, jeżeli Administrator będzie posiadał odpowiednią podstawę prawną wynikającą z art. 6 RODO, pod warunkiem że cel ten nie narusza praw i wolności Użytkownika. W takim przypadku Użytkownik zostanie poinformowany o nowym celu przetwarzania przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu.

§5. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Administrator nie stosuje profilowania Użytkowników Serwisu ani nie podejmuje wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację.

Administrator może korzystać z narzędzi sztucznej inteligencji pomocniczo, np. do porządkowania notatek z Konsultacji lub przygotowania projektu oferty. Decyzje dotyczące współpracy podejmuje zawsze człowiek.

§6. Okres przechowywania danych

Okres przetwarzania danych zależy od celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas niezbędny do realizacji celu, do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu (gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora) albo do czasu upływu okresu wymaganego przepisami prawa.

Szczegółowe okresy przechowywania danych:

• dane z formularza kontaktowego, korespondencji i rezerwacji Konsultacji — do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że doszło do zawarcia umowy (wówczas stosuje się okresy właściwe dla umowy);
• dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy — przez okres obowiązywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń (do 6 lat);
• dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku);
• dane statystyczne Serwisu — przetwarzane w formie zagregowanej, niepozwalającej na identyfikację Użytkownika.

Okres przetwarzania może zostać przedłużony, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie wymaganym przepisami prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

§7. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi w odniesieniu do jego danych osobowych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych osobowych,
• prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych — w zakresie danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw Użytkownik może skontaktować się z Administratorem, wysyłając wiadomość na adres e-mail kontakt@mateuszdurlik.pl lub korespondencję na adres Administratora. Administrator rozpatruje wniosek bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania; w uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.

Administrator może odmówić realizacji żądania, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek dalszego przetwarzania danych lub zachodzą inne przesłanki przewidziane w RODO.

§8. Odbiorcy danych osobowych

Administrator przekazuje dane osobowe wyłącznie zaufanym podmiotom, w zakresie niezbędnym do prowadzenia Serwisu i świadczenia Usług, w szczególności:

• Vercel Inc. (USA) — hosting Serwisu; dane przekazywane: dane techniczne połączenia, w tym adres IP, oraz dane przesyłane formularzem w trakcie ich przekazywania do skrzynki e-mail;
• OVH SAS (Francja) — hosting skrzynki poczty elektronicznej kontakt@mateuszdurlik.pl oraz serwer SMTP, za pośrednictwem którego doręczane są wiadomości z formularza kontaktowego; dane przekazywane: treść wiadomości i dane podane w formularzu;
• Google Ireland Limited (Irlandia) / Google LLC (USA) — strona rezerwacji Konsultacji w Google Calendar (harmonogram spotkań) oraz ewentualnie wideorozmowa w Google Meet; dane przekazywane: imię i nazwisko, adres e-mail, termin spotkania oraz inne dane podane przy rezerwacji;
• Vercel Inc. (USA) — statystyki odwiedzin i szybkości Serwisu (Vercel Web Analytics i Speed Insights) bez użycia plików cookies; narzędzie nie tworzy profili Użytkowników;
• OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja), dostawca serwera w Unii Europejskiej, na którym działają Asystenci AI Klientów — w zakresie danych przechowywanych w instancjach Asystentów AI;
• biuro rachunkowe obsługujące księgowość Administratora — w zakresie danych z faktur i dokumentów księgowych;
• dostawcy usług IT i narzędzi wykorzystywanych w bieżącej działalności (np. przechowywanie dokumentów w chmurze, menedżer haseł, narzędzia do wideorozmów) — w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług;
• operatorzy pocztowi, kurierzy, kancelarie prawne — w razie potrzeby i w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

Dane z faktur przesyłane są również do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministra Finansów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Administrator zastrzega sobie prawo do ujawnienia danych osobowych, gdy będzie to wynikać z obowiązujących przepisów prawa, w tym w przypadku obowiązku przekazania informacji właściwym organom administracyjnym lub organom ścigania.

§9. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) może różnić się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Niektórzy z dostawców Administratora (w szczególności Vercel Inc., Google LLC oraz Vercel Web Analytics Software, Inc.) mogą przetwarzać dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych.

Przekazywanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU-US Data Privacy Framework — w odniesieniu do podmiotów, które przystąpiły do tego programu — oraz dodatkowo lub alternatywnie w oparciu o standardowe klauzule umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską na podstawie art. 46 RODO.

Administrator zapewnia odpowiedni stopień ochrony przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych;
• stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy — o ile dany dostawca je stosuje.

Użytkownik może uzyskać od Administratora informacje o zastosowanych zabezpieczeniach oraz kopię tych zabezpieczeń, kontaktując się pod adresem kontakt@mateuszdurlik.pl.

§10. Dane przetwarzane przez Asystentów AI budowanych dla Klientów

Asystenci AI budowani przez Administratora działają na serwerze w Unii Europejskiej, którym zarządza Administrator, u dostawcy serwera OVH SAS. Każdy Klient ma odrębną, odizolowaną instancję z własną bazą danych, własnymi zaszyfrowanymi kluczami i własnymi połączeniami. Administrator ma zdalny dostęp do instancji wyłącznie w celu jej utrzymania i serwisu.

Asystenci AI korzystają z kont Klienta, które Klient połączy, oraz z klucza API Klienta u dostawcy modelu AI (np. Anthropic, PBC lub Anthropic Ireland, Limited). Klient zawiera umowę z dostawcą modelu AI bezpośrednio i we własnym imieniu, a dostawca ten przetwarza dane na podstawie umowy i warunków zaakceptowanych przez Klienta.

W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych przez Asystenta AI — w szczególności danych klientów, kontrahentów i pracowników Klienta (np. treści wiadomości e-mail, komentarzy w mediach społecznościowych, zapytań ofertowych) — administratorem danych jest Klient. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania, wykonanie obowiązków informacyjnych wobec swoich klientów i kontrahentów oraz za decyzje dotyczące zakresu danych, które udostępnia Asystentowi AI.

W zakresie, w jakim Administrator, konfigurując, wdrażając, utrzymując lub serwisując Asystenta AI, uzyskuje dostęp do danych osobowych, za które odpowiada Klient, działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. W takim przypadku strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która określa w szczególności przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych, kategorie osób oraz obowiązki i prawa stron.

Administrator przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w zakresie niezbędnym do wykonania Usług, nie wykorzystuje ich do własnych celów ani do trenowania modeli AI i usuwa lub zwraca je po zakończeniu świadczenia Usług, zgodnie z umową powierzenia.

Asystenci AI, którzy kontaktują się z osobami spoza organizacji Klienta, są konfigurowani tak, aby jasno informowali, że rozmówca komunikuje się z systemem sztucznej inteligencji, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji).

Osoby, których dane są przetwarzane przez Asystenta AI działającego na rzecz Klienta, powinny kierować żądania dotyczące swoich danych przede wszystkim do Klienta jako administratora. Administrator wspiera Klienta w realizacji tych żądań zgodnie z umową powierzenia.

§11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis nie wykorzystuje analitycznych ani marketingowych plików cookies. W Serwisie nie są stosowane w szczególności Google Analytics, Meta Pixel ani inne narzędzia remarketingowe.

Statystyki odwiedzin prowadzone są za pomocą narzędzia Vercel Web Analytics Cloud, które działa bez plików cookies i nie identyfikuje poszczególnych Użytkowników.

Serwis może wykorzystywać wyłącznie technicznie niezbędne mechanizmy przechowywania danych w przeglądarce (np. pamięć lokalną localStorage) — w celu zapamiętania ustawień interfejsu lub danych wprowadzonych w konfiguratorze i kalkulatorze. Mechanizmy te nie wymagają zgody Użytkownika.

Otwarcie strony rezerwacji Konsultacji w Google Calendar może wiązać się z zapisaniem plików cookies przez Google na zasadach określonych przez Google.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies dostępnej pod adresem asystenciai.com/cookies.

§12. Profile w mediach społecznościowych

Administrator może prowadzić profile w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn). Dane osób wchodzących w interakcje z tymi profilami (np. komentujących, wysyłających wiadomości) przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na prowadzeniu profilu i komunikacji z Użytkownikami.

W zakresie danych przetwarzanych przez operatorów serwisów społecznościowych zastosowanie mają polityki prywatności tych operatorów. W niektórych przypadkach Administrator i operator serwisu mogą być współadministratorami danych.

§13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów, dostawców usług lub funkcjonalności Serwisu.

O istotnych zmianach Polityki Administrator informuje poprzez publikację nowej wersji w Serwisie, ze wskazaniem daty, od której obowiązuje.

Aktualna wersja Polityki: 20 października 2026 r.

§14. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt@mateuszdurlik.pl, telefonicznie: 535 249 771 lub pisemnie: PKM Żoli Media MATEUSZ DURLIK, ul. Przasnyska 6b/2.04, 01-756 Warszawa.