Jak przygotować brief dla asystenta AI

Brief w 7 punktach

Co napisać w briefie

Przy każdym punkcie masz pytania pomocnicze i przykład z fikcyjnej firmy. Jeśli czegoś nie wiesz, napisz „nie wiem”. Ustalimy to podczas rozmowy.

1. 1

   O firmie

   Kilka zdań o tym, czym się zajmujesz. Asystent będzie mówił w imieniu Twojej firmy, więc musi wiedzieć, kim jesteście i jak rozmawiacie z klientami.

   Pytania pomocnicze

   • –Co sprzedajesz albo jakie usługi wykonujesz?
   • –Kim są Twoi klienci: firmy, osoby prywatne, stali czy jednorazowi?
   • –Jak mówisz do klientów: na „Pan/Pani”, po imieniu, oficjalnie czy luźno?

   Przykład

   Prowadzimy sklep internetowy z akcesoriami do ogrodu. Klienci to głównie osoby prywatne, wiosną także małe firmy ogrodnicze. Do klientów piszemy na „Pan/Pani”, uprzejmie, ale bez urzędowego tonu.

2. 2

   Zadania dla asystenta

   Wypisz powtarzalne zadania, które chcesz oddać. Liczby mogą być szacunkowe. Chodzi o to, żebym widział skalę.

   Pytania pomocnicze

   • –Które zadania powtarzają się codziennie albo co tydzień?
   • –Jak często się pojawiają, np. ile maili dziennie?
   • –Ile czasu zajmują dziś Tobie albo zespołowi?

   Przykład

   1. Odpowiedzi na pytania o dostawę i zwroty: ok. 25 maili dziennie, ok. 1,5 godziny. 2. Opisy nowych produktów do sklepu: ok. 10 tygodniowo, ok. 3 godziny. 3. Cotygodniowe zestawienie zamówień dla magazynu: ok. 1 godzina.

3. 3

   Gdzie ma pracować

   Wymień konta i narzędzia, z których asystent ma korzystać. Tylko do nich dostanie dostęp. Do niczego innego nie zajrzy.

   Pytania pomocnicze

   • –Która skrzynka pocztowa: ogólna, sklepowa, Twoja?
   • –Czy w grę wchodzą social media, sklep internetowy, CRM, kalendarz?
   • –Czy dane trzymasz w arkuszach albo folderach na dysku?

   Przykład

   Skrzynka sklep@ (nie moja prywatna), panel sklepu internetowego (tylko podgląd zamówień), arkusz „Stany magazynowe” na dysku firmowym. Social media na razie bez asystenta.

4. 4

   Materiały

   Zbierz to, co już masz. Z tych materiałów asystent bierze wiedzę o firmie i uczy się Waszego stylu. Nie musisz niczego pisać od nowa.

   Pytania pomocnicze

   • –Czy masz cennik, regulamin, FAQ albo opis procedur?
   • –Czy masz wzory pism, ofert lub umów, z których korzystacie?
   • –Czy możesz wybrać 5–10 dobrych odpowiedzi dla klientów albo postów, z których jesteś zadowolony?

   Przykład

   Regulamin sklepu i polityka zwrotów (PDF), cennik dostaw, 8 maili do klientów, które uważam za wzorowe, 5 opisów produktów, które dobrze się sprzedają.

5. 5

   Zasady i granice

   Napisz, czego asystent ma nie robić i kiedy ma oddać sprawę człowiekowi. Na start wszystko, co wychodzi na zewnątrz, i tak zatwierdzasz Ty.

   Pytania pomocnicze

   • –Czego asystent nie może obiecywać ani robić?
   • –W jakich sprawach ma przekazać temat konkretnej osobie?
   • –Kto w firmie zatwierdza to, co przygotuje?

   Przykład

   Nie obiecujemy terminu dostawy bez sprawdzenia stanu w arkuszu. Nie dajemy rabatów. Reklamacje i skargi przekazujemy Ani. Odpowiedzi zatwierdzam ja, w zastępstwie Ania.

6. 6

   Jak poznasz, że działa

   Opisz, co ma się zmienić po 3 miesiącach. Jedna lub dwie konkretne rzeczy wystarczą.

   Pytania pomocnicze

   • –Co ma się zmienić w Twoim tygodniu albo w pracy zespołu?
   • –Po czym to poznasz: czas odpowiedzi, liczba godzin, liczba spraw?

   Przykład

   Na typowe pytania klienci dostają odpowiedź tego samego dnia. Ja zamiast 1,5 godziny dziennie poświęcam na pocztę ok. 20 minut na sprawdzenie szkiców.

7. 7

   Budżet miesięczny na użytkowanie AI

   Podaj miesięczny limit na użytkowanie AI, którego asystent ma nie przekraczać. Ten koszt płacisz bezpośrednio dostawcy i sam ustawiasz go na swoim koncie. Jeśli nie wiesz, ile przyjąć, podpowiem podczas rozmowy.

   Pytania pomocnicze

   • –Ile maksymalnie chcesz wydawać miesięcznie na samo użytkowanie AI?
   • –Co ma się stać, gdy limit się zbliża: informacja do Ciebie czy wstrzymanie mniej ważnych zadań?

   Przykład

   Limit 150 zł miesięcznie. Przy 80% limitu chcę dostać informację na maila.

   Skąd bierze się koszt miesięczny →